Het lijkt zo simpel. Je opent een nieuw mailtje, zoekt een contactpersoon, typt wat tekst en een onderwerp en na een druk op ‘verzenden’ is die e-mail bij de ontvanger. Ondertussen gebeurt er in die paar seconden tussen verzenden en ontvangen vreselijk veel.

Een gesprek tussen bezorgers

De makkelijkste manier om e-mail te begrijpen is door het te vergelijken met postdiensten en postbussen. Op het moment dat je op ‘verzenden’ drukt in je e-mail programma (bijvoorbeeld Outlook, Thunderbird, de Gmail app op je telefoon) maakt dit programma verbinding met jouw mailserver. Jouw mailserver is de postdienst voor jouw ‘domein’ – het gedeelte achter de @.

Die mailserver kijkt eerst of jij wel bent wie je zegt dat je bent. Je wilt immers niet dat iedereen mail vanuit jij@jouwdomein.nl kan versturen. Iedere keer dat je een mailtje verstuurt maakt je e-mail programma dus eerst verbinding met jouw e-mail server door middel van het wachtwoord en de gebruikersnaam.

De wijde wereld in

Goed, nu heb je je mailtje aan jouw mailserver gegeven. Het is uit jouw handen, je mailserver – zoals die van MajorLabel – gaat op zoek naar de ontvanger. Want net als jij@jouwdomein.nl een eigen mailserver heeft, zo heeft deontvanger@anderdomein.nl ook een mailserver en daar moet die e-mail naartoe.

Je mailserver zoekt via het DNS protocol uit wie er verantwoordelijk is voor @anderdomein.nl en stuurt daar het mailtje naartoe. En vroeger was daar de kous tussen de postdiensten (de mailservers van verzender en ontvanger) mee af. We zeggen vroeger, want zo werkt het niet meer.

Het probleem is dat e-mail veelvuldig gebruikt werd door criminelen om zich voor te doen als bijvoorbeeld banken of andere financiële instellingen. De ontvangende mailserver wil dus een extra controle; is de afzender wel wie hij zegt dat hij is?

Daarvoor moet de mailserver van de afzender een aantal dingen bieden. Neem bijvoorbeeld het ‘Sender Policy Framework’ (SPF). Een manier om via een derde partij na te kunnen gaan of het IP-adres van de verzendende mailserver wel echt gemachtigd is om e-mail voor @jouwdomein.nl te versturen.

Heb je geen neef in Nigeria?

Als de ontvangende mailserver zichzelf een beetje serieus neemt, heeft hij een spamfilter ingebouwd. Dit spamfilter kan controles uitvoeren zoals de eerder beschreven SPF-controle, maar ook kijken of de verzendende mailserver niet op allerlei zwarte lijsten voorkomt.

Wat een goed spamfilter ook doet, is het controleren van de tekst van de e-mail. Een tekst waarin grote geldbedragen door een onbekende neef uit Nigeria nagelaten wordt of de aanhef ‘Dear Friend’ voorkomt is verdacht. Zo worden er honderden tests door een spamfilter uitgevoerd, in een fractie van een seconde. Iedere test heeft een bepaalde score. Zo kan de eerder genoemde verdachte aanhef 0.7 punten scoren en het noemen van een groot geldbedrag 2 punten. Alle punten van de tests waarop gescoord wordt, worden bij elkaar opgeteld en zo kom je op een uiteindelijke spamscore. Je bepaalt zelf bij welke spamscore het predicaat ‘spam’ op de e-mail geplakt wordt.

Daarnaast bepaal je ook zelf wat er daarna met de spam gebeurt. Moet de mail helemaal geweigerd worden? In een spambox terecht komen of gewoon in je postvak in, maar dan met het woord ‘SPAM’ in hoofdletters voor de onderwerpregel geplaatst? Richt het in zoals jij het fijn vindt.

Je digitale brievenbus

Goed, het mailtje uit ons verhaal heeft het allemaal overleeft. Hij werd door je eigen mailserver verzonden omdat je kon bewijzen wie je was. Hij werd door de ontvangende mailserver ontvangen omdat de verzendende mailserver kon bewijzen dat hij mailtjes voor jouw @domein.nl mocht verzenden en het spamfilter heeft ook niets verdachts aangetroffen.

Nu staat het mailtje klaar op de mailserver van de ontvanger. Die ontvanger heeft een telefoon waar hij of zij een e-mail ‘client’ (bijvoorbeeld de Gmail app, de Outlook app) op geïnstalleerd heeft die aan het ontvangende e-mail adres gekoppeld is.

Die client (de app) controleert iedere paar seconden of er nieuwe e-mail op de mailserver is. En die is er, want daar staat jouw mailtje klaar! De app downloadt het e-mailtje en geeft de gebruiker een notificatie. Klaar. Het mailtje is eindelijk van A naar B.

MajorLabel investeert veel tijd in het opzetten van goede mailservers met nauwkeurig in te stellen spamfilters. Bij ons is je e-mail in goede handen.